Làm thế nào để phân quyền và kiểm soát tài khoản quản trị trên 138 Email Doanh nghiệp một cách chi tiết và an toàn?

Trên 138 Email Doanh nghiệp, việc phân quyền quản trị viên được thực hiện thông qua tài khoản quản trị cấp cao gắn với tên miền riêng của doanh nghiệp. Quản trị viên có quyền tạo, chỉnh sửa và xóa tài khoản người dùng trong phạm vi tổ chức, đồng thời thiết lập mật khẩu ban đầu hoặc yêu cầu người dùng đổi mật khẩu sau lần đăng nhập đầu tiên. Quyền này chỉ áp dụng cho các tài khoản thuộc tên miền doanh nghiệp đã được kích hoạt chính thức qua cổng dịch vụ của hãng.

Phạm vi quyền và đối tượng áp dụng

• Quản trị viên doanh nghiệp: quản lý toàn bộ tài khoản thuộc tên miền riêng, bao gồm tạo mới, đặt lại mật khẩu và xóa tài khoản sau khi đã bàn giao email và nghiệp vụ liên quan.
• Người dùng cuối: chỉ có quyền thay đổi mật khẩu của chính mình qua mục “Cài đặt cá nhân”, không thể can thiệp vào tài khoản khác.
• Đội ngũ hỗ trợ chính hãng: không trực tiếp đặt mật khẩu cho từng tài khoản con, mà chỉ hỗ trợ xác minh và xử lý khi quản trị viên mất quyền truy cập.

Thao tác phân quyền và đặt lại mật khẩu cơ bản

Để phân quyền hoặc đặt lại mật khẩu cho một tài khoản người dùng, quản trị viên đăng nhập vào giao diện quản trị, truy cập mục “Tổ chức và Người dùng — Quản lý người dùng”, mở tài khoản cần xử lý, nhập mật khẩu mới và lưu lại. Hệ thống cho phép yêu cầu người dùng đổi mật khẩu ở lần đăng nhập tiếp theo để tăng cường bảo mật. Đối với người dùng tự đặt lại mật khẩu, họ cần đăng nhập webmail, vào “Cài đặt cá nhân — Thông tin cá nhân — Mật khẩu email”, nhập mật khẩu cũ và hai lần mật khẩu mới rồi lưu.

Xử lý khi quản trị viên quên mật khẩu

Nếu tài khoản quản trị đã liên kết số điện thoại, người dùng có thể sử dụng quy trình khôi phục mật khẩu ngay tại trang đăng nhập để đặt lại sau khi xác minh. Trường hợp chưa liên kết số điện thoại, doanh nghiệp cần sử dụng địa chỉ email đã khai trong hợp đồng để gửi yêu cầu tới địa chỉ hỗ trợ chính thức của hãng, kèm thông tin xác minh theo hướng dẫn. Tuyệt đối không gửi mật khẩu hay mã xác thực cho các cá nhân tự xưng là hỗ trợ bên ngoài.

Điều kiện và giới hạn bảo mật cần lưu ý

• Mật khẩu quản trị và người dùng nên có độ dài tối thiểu 8 ký tự, kết hợp chữ cái, chữ số và ký tự đặc biệt để giảm rủi ro bị đoán hoặc chiếm quyền.
• Quyền xóa tài khoản chỉ nên thực hiện sau khi đã hoàn tất bàn giao email và dữ liệu nghiệp vụ, tránh mất thông tin liên quan đến đối tác hoặc khách hàng.
• Khả năng bảo mật của hệ thống giúp giảm thiểu rủi ro thư rác, virus và email giả mạo, nhưng không thể cam kết loại bỏ hoàn toàn mọi nguy cơ; doanh nghiệp cần kết hợp với các cơ chế xác thực người gửi và quy trình nội bộ.

Bước tiếp theo dành cho doanh nghiệp

Để triển khai phân quyền quản trị viên 138 Email Doanh nghiệp chi tiết và an toàn, doanh nghiệp nên rà soát danh sách tài khoản hiện có, xác định rõ vai trò quản trị và người dùng cuối, đồng thời chuẩn bị sẵn email liên hệ theo hợp đồng để phục vụ xác minh khi cần. Nếu chưa rõ phạm vi quyền hoặc cần hỗ trợ cấu hình ban đầu, vui lòng liên hệ trực tiếp qua cổng dịch vụ chính thức của 138 Email Doanh nghiệp để được hướng dẫn theo đúng quy trình của hãng.

Đối với người dùng thông thường quên mật khẩu, họ có thể sử dụng số điện thoại đã liên kết để tự khôi phục mật khẩu; nếu chưa liên kết, cần liên hệ quản trị viên doanh nghiệp để đặt lại. Lưu ý rằng đội ngũ hỗ trợ chính hãng thường không trực tiếp đặt mật khẩu cho các tài khoản người dùng thông thường. Khi xóa tài khoản, quản trị viên cần hoàn tất việc bàn giao email và nghiệp vụ liên quan trước khi thực hiện thao tác xóa trong mục 'Tổ chức và Người dùng — Quản lý người dùng'.